Een incasso bureau is een onderneming die zich bezighoudt met het innen van openstaande vorderingen in opdracht van, met name, andere ondernemingen. Bedrijven kunnen ofwel incidenteel gebruikmaken, ofwel zich “abonneren” op de diensten van een incasso buro. Een onderneming die zich specialiseert in incasso kan zijn diensten verlenen tegen een vergoeding (die gewoonlijk bestaat uit een percentage van de opgehaalde schuld) of de hele vordering kopen. Het proces van incasso verloopt daarna in verschillende stappen.
Incasso buro inschakelen: de eerste stappen
Wanneer u een bureau hebt ingeschakeld voor de incasso van uw openstaande facturen, moet u hen eerst het hele dossier bezorgen. Indien u slechts een beperkt aantal wanbetalers hebt, kunt u per debiteur een kopie overmaken van de facturen en de factuurvoorwaarden. Mochten er al deelbetalingen gebeurt zijn, stuurt u best ook een rekeningoverzicht mee. Wanneer u met een groot aantal wanbetalers te maken hebt, kan het de moeite te lonen om het proces van incasso enigszins te automatiseren. U kunt gebruikmaken van een standaard spreadsheetdocument waarin u alle gegevens verzamelt en dat maandelijks doorstuurt naar de onderneming die voor u de incasso regelt. Of u maakt beiden gebruik van gespecialiseerde software voor de wederzijdse communicatie over de dossiers, die dan ook nog eens gekoppeld kan worden aan uw boekhoudprogramma.
De volgende stap in het proces van incasso is de minnelijke invorderingsprocedure. Het bureau voor incasso zal dan een eerste aanmaning sturen naar de debiteurs. De reacties hierop worden opgevolgd en in overleg met u beantwoord. Incassobureaus kunnen ook een afbetalingsplan voorstellen aan de debiteur. U bepaalt bij het begin van de procedure hoever ze hierin mogen gaan zonder uw goedkeuring. Als er geen reactie komt van de debiteur, komt er een tweede aanmaning en wordt hij zo nodig telefonisch gecontacteerd door het bureau voor incasso.
Incasso dienst: evaluatie en dagvaarding
Als de minnelijke procedure voor de incasso niets heeft opgeleverd, dient er een evaluatie te worden gemaakt van het dossier. Zaken die daarbij in overweging moeten worden genomen zijn onder meer de reacties van de debiteur (oneens met de facturen, zware financiële problemen … ), zijn reputatie als wanbetaler, enz. Vervolgens moet worden beslist of het dossier wordt afgesloten of er tot een dagvaarding over wordt gegaan. Dit besluit moet worden genomen op basis van een objectieve analyse die op zoek gaat naar een manier om voor een minimum aan middelen het maximum van uw openstaande schuld te recupereren.
Op basis van het advies kan u beslissen om verder te gaan in de procedure van incasso en over te gaan tot dagvaarding. Dit moet steeds gebeuren door een deurwaarder. Het dossier wordt daarna doorgestuurd naar uw advocaat, die de zaak voor de rechtbank zal behandelen. Als er een positief vonnis volgt, wordt de gerechtelijke uitvoering gestart. De eerste stap daarvan is de betekenis van het vonnis, vaak samen met het ‘Bevel tot betalen’. Daarna begint de verzets- of beroepstermijn te lopen gedurende één maand. Bij niet-betaling zal worden overgegaan tot beslag. Dit is het meest efficiënte drukkingsmiddel t.a.v. de debiteur. De onwil om te betalen verdwijnt meestal hierna. Veel invorderbare vorderingen worden geïnd na een beslag.
Op zoek naar professionele hulp bij uw incasso? Vraag dan vandaag nog tot drie GRATIS offertes aan. Het is geheel vrijblijvend en u krijgt een antwoord binnen de 48 uur!
