Als u een incassobureau inschakelt zullen zij vragen om het hele dossier aan hen over te maken. Indien het slechts om één of enkele kleine wanbetalers gaat zal een kopie van de facturen en factuurvoorwaarde volstaan. Mochten er al betalingen gebeurd zijn dan stopt u de bewijzen hiervan ook in het dossier.
Als het om een groot aantal nog openstaande facturen bij verschillende schuldenaren gaat dan kan u het incassoproces automatiseren. U groepeert dan alle gegevens en maakt op geregelde tijdstippen een stand van zaken over aan het incassobureau. Of U werkt met een gespecialiseerd softwareprogramma waar u alle gegevens kan ingeven. Het incassobedrijf kan dan op haar beurt alle gegevens hier uit halen. Zo kan de communicatie veel vlotter verlopen. En om het echt handig te maken kan in sommige gevallen de boekhoudsoftware gekoppeld worden aan het programma van het incasso bureau. Zo hoeft u zelfs niets meer te doen maar zal de informatie altijd up-to-date zijn.
Incassobureau: de procedure
Van zodra alle kaarten op tafel liggen en het incassobureau weet waar het aan toe is zal het starten met een minnelijke invorderingsprocedure. Deze procedure begint met het versturen van een aanmaning naar de debiteurs. Alle daaropvolgende briefwisseling zal met u doorlopen worden en pas met uw goedkeuring zal het incassokantoor een nieuwe brief verzenden. Daarnaast kan er ook een afbetalingsplan worden voorgesteld. Uiteraard mag u bepalen hoe dat er uit ziet en tot hoever hierin mag gegaan worden. Als er dan nog steeds geen reactie zou geweest zijn dan wordt een tweede aanmaning gestuurd naar de wanbetaler en zo nodig telefonisch gecontacteerd door het incassobureau.
Als blijkt dat een minnelijke schikking of afbetaling niet tot de mogelijkheden behoort zullen verdere stappen ondernomen worden. Het incasso bureau maakt samen met U een evaluatie van het dossier. Daarbij zijn enkele zaken die zeker niet over het hoofd mogen gezien worden: de reacties van de debiteur (niet akkoord met de facturen, financiële problemen, geen reactie gegeven,…) de reputatie van de wanbetaler, enz. Op basis daarvan zal beslist worden of het dossier wordt afgesloten en de crediteur zich neerlegt bij het verlies van zijn centen of dat er verdere stappen worden genomen. De meest voorkomende stap is de gerechtelijke procedure. Die begint met een dagvaarding. Het besluit om over te gaan tot een gerechtelijke procedure moet altijd op een objectieve manier tot stand komen. Als blijkt dat, na een grondige analyse van alle factoren, de middelen om uw schuld te recupereren duurder zijn dan de schuld zelf dan is het bet er om hiervan af te zien.
Als U toch beslist om een gerechtelijke procedure op te starten dan zal een deurwaarder een dagvaarding aan uw schuldenaar overhandigen. Daarna wordt uw dossier doorgestuurd naar uw advocaat of neemt de advocaat van het incassobureau de zaak over. Als de rechter beslist dat de schuld moet betaald worden, start de gerechtelijke uitvoering. Als eerste wordt het vonnis betekend samen met een ‘bevel tot betalen’. Daarna krijgt de wanbetaler een maand de tijd om verzet of beroep aan te tekenen. Als er dan nog geen betaling is gebeurd, zal worden overgegaan tot een beslag. Meestal werkt het al om hiermee te dreigen. Indien de rechter zou oordelen dat de betaling niet moet gebeuren dan blijft U achter met een rekening van gerechtskosten en een factuur van het Incasso kantoor.
